Quản lý nhiên liệu sao cho hiệu quả vẫn đang là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp vận tải. Bởi lẽ, việc giám sát xăng dầu không những đòi hỏi về kỹ thuật, mà còn phải giám sát với số lượng lớn của phương tiện trong doanh nghiệp.
Cùng với tình trạng giá xăng dầu ngày một tăng cao thì các doanh nghiệp mới có sự lưu tâm về vấn đề này. Vậy có những những biện pháp nào để quản lý nhiên liệu cho doanh nghiệp vận tải hiệu quả? Hãy cùng TNK nghiên cứu cụ thể hơn qua bài viết này nhé!
Tìm hiểu về quản lý nhiên liệu
Quản lý nhiên liệu là gì?
Giải pháp quản lý nhiên liệu là quá trình giám sát, theo dõi, thống kê, phân tích và ghi chép tình hình sử dụng xăng dầu trên các phương tiện thuộc phạm vi quản lý và quyền sở hữu của doanh nghiệp vận tải. Mục tiêu chủ yếu của quản lý xăng dầu là tối ưu hoá việc sử dụng nhiên liệu, tiết kiệm và giảm thiểu chi phí vận hành.
Tầm quan trọng của việc quản lý nhiên liệu trong doanh nghiệp vận tải
- Tiết kiệm hiệu quả các loại chi phí vận hành: Kiểm soát và theo dõi tình hình tiêu thụ nhiên liệu giúp cho nhà quản lý phát hiện được các lỗi tiêu tốn nhiên liệu không cần thiết, tối ưu chi phí vận chuyển.
- Quản lý bảo dưỡng, kiểm soát tốt quá trình sửa chữa: Theo dõi thông số tiêu thụ nhiên liệu bất thường có thể giúp cho nhà quản lý phát hiện được các vấn đề về kỹ thuật, đồng thời dựa trên thông số để nhắc nhở việc bảo dưỡng như thay nhớt, thay vỏ…
- Tăng lợi thế cạnh tranh: Thông qua giám sát xăng dầu, doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu từ hệ thống giám sát để cải tiến quá trình vận chuyển, cung cấp dịch vụ tốt hơn, từ đó tạo thêm lợi thế cạnh tranh và tối ưu hoá quá trình vận tải.
- Phòng chống tình trạng gian lận xăng dầu: Quản lý nhiên liệu chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh được những lỗ hổng trong việc sử dụng nhiên liệu như: hút dầu, bán xăng.
- Hạn chế ô nhiễm môi trường bởi xăng dầu: Từ việc quản lý giám sát nhiên liệu tốt, dẫn đến doanh nghiệp giảm thiểu lượng xăng dầu sử dụng, khi lượng xăng dầu sử dụng được tiết kiệm đồng nghĩa với việc phương tiện sẽ giảm bớt lượng khí thải xả ra môi trường.
- Tối ưu hoá hiệu quả đầu tư: việc quản lý nhiên liệu tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian từ khâu vận tải đến khâu bảo dưỡng máy móc, đồng thời cũng gia tăng lợi nhuận vận tải giúp việc phát triển kinh tế của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.
- Khả năng lái xe còn hạn chế: Khả năng lái xe cũng như kỹ thuật lái xe là một trong những lý do dẫn đến lãng phí nhiên liệu ví dụ như giảm tốc hoặc giảm tốc quá nhanh, vận hành không đúng cách hệ thống phanh của xe.
- Vấn đề kỹ thuật và bảo trì xe: Phương tiện di chuyển sẽ làm tiêu hao nhiên liệu lớn nếu không được bảo dưỡng định kỳ, chính vì vậy phải được bảo dưỡng kỹ thuật, thay dầu nhớt, thay vỏ định kỳ để tránh hao hụt, rò rỉ xăng dầu.
- Điều kiện lái xe trong thời tiết xấu: Điều kiện thời tiết như mưa lớn, bão lũ và giao thông không thuận tiện như kẹt xe, thời tiết khắc nghiệt sẽ làm các phương tiện giao thông hao tổn một lượng nhiên liệu.
- Lạm dụng nhiên liệu của tài xế: việc chiếm dụng nhiên liệu từ phía tài xế là một trong những nguyên nhân chính làm hao hụt xăng dầu. Trong một vài tình huống, tài xế có thể khởi động xe để nghỉ ngơi, thất thoát nhiên liệu do tài xế bán trộm nhiên liệu của công ty.
- Giám sát, quản lý nhiên liệu còn yếu kém: Việc không có hệ thống quản lý hay giám sát xăng dầu kém sẽ tạo cơ hội cho lái xe lạm dụng hoặc không kiểm soát tốt việc bảo dưỡng làm cho doanh nghiệp lãng phí xăng dầu không mong muốn.
Các giải pháp quản lý nhiên liệu hiện nay
Quản lý nhiên liệu theo phương thức thủ công
Quản lý nhiên liệu bằng cách thủ công là việc sử dụng phương thức quản lý giám sát xăng dầu hoàn toàn thô sơ, truyền thống mà không sử dụng bất kỳ công nghệ hay thiết bị tự động hoá nào hỗ trợ quản lý như: ghi chép nhật ký thủ công, kiểm tra bằng mắt liên tục, đối chiếu hoá đơn và biên lai, kiểm tra lộ trình di chuyển của phương tiện.
Ngày nay, đa số các doanh nghiệp vận tải vẫn giám sát việc quản lý nhiên liệu theo phương thức thủ công bằng. Chính vì vậy, việc kiểm soát xăng dầu còn quá thủ công hoặc giám sát theo cảm tính. Mặt khác, cũng có các doanh nghiệp cũng dùng Excel để phục vụ cho việc nhập dữ liệu, giám sát quản lý xăng dầu.
Cách làm này cũng một phần nào đó giúp doanh nghiệp bớt đi nhiều khó khăn về chi phí xăng dầu. Tuy nhiên, vì tính chất nghiệp vụ ngành vận tải rất đặc thù nên Excel không thể giải quyết được tất cả các vấn đề do doanh nghiệp vận tải đưa ra.
Bên cạnh đó, nhằm hạn chế gian lận xăng dầu, các doanh nghiệp còn sử dụng hình thức “khoán” cho lái xe theo định mức tiêu thụ nhiên liệu nhằm dễ dàng quản lý nhiên liệu. Có thể hiểu hình thức “khoán xăng dầu” như sau: Nếu định mức xăng dầu xe là 39 lít/100km thì khi tài xế vận hành xe được mức lợi dầu dưới 39 lít/100km bao nhiêu lít xăng thì sẽ được hưởng bấy nhiêu lít. Ngược lại, nếu tài xế lái xe gây hao hụt trên 39 lít/100km bao nhiêu thì sẽ bù lại lượng nhiên liệu vượt quá quy định.
Điểm cộng của cách quản lý nhiên liệu thủ công là dễ dàng thao tác, tiếp cận và sử dụng, phù hợp với các đơn vị vận tải nhỏ lẻ, đội xe ít. Tuy nhiên, dễ xảy ra nhiều sai số, độ chính xác không cao. Gặp nhiều trở ngại trong bài toán nghiên cứu và phân tích dầu, khó phát hiện ra các sai lệch cũng như chỉnh sửa các số liệu không chính xác cũng như khó mở rộng, quản lý quy mô lớn. Đồng thời, cách quản lý này cũng không có các tính năng dự phòng nên việc thay thế, bảo dưỡng không dễ dàng.
Lắp đặt thiết bị cảm biến xăng dầu cho xe
Thiết bị cảm biến xăng dầu là một thiết bị điện tử được các doanh nghiệp vận tải tin dùng trong quản lý nhiên liệu với chức năng chính là đo lường lượng xăng dầu trong các bồn chứa. Giải pháp kiểm soát xăng dầu xe hay còn được gọi là thiết bị cảm biến nhiên liệu là một loại thiết bị giúp cho doanh nghiệp dễ dàng giám sát, quản lý số lượng xăng dầu tiêu hao của của từng phương tiện thông qua thiết bị lắp đặt và phần mềm.
Do vậy, doanh nghiệp vận tải và những tổ chức khác được thiết bị này hỗ trợ công việc quản lý nhiên liệu thông qua việc giám sát toàn bộ lộ trình xe đi và dừng theo thời gian thực thông qua GPS trên thiết bị này. Ngoài ra, thiết bị cảm biến nhiên liệu còn có những ưu điểm như:
- Tiết kiệm chi phí xăng dầu khi vận hành xe.
- Dễ dàng lên kế hoạch kiểm soát xăng dầu tốt.
- Hạn chế xảy ra sự cố giao thông và có biện pháp chế tài khi bị tài xế chiếm dụng nhiên liệu trong quá trình sử dụng.
Người quản lý dễ dàng rà soát số liệu, báo cáo, phân tích số lượng xăng dầu tiêu hao nhiên liệu hàng ngày, xem xét toàn bộ hoạt động vận tải để điều phối lịch trình di chuyển tốt nhất. Tuy nhiên, giá thành để lắp đặt thiết bị sản phẩm cao, gây khó khăn tài chính cho doanh nghiệp vận tải.
Áp dụng phần mềm quản lý nhiên liệu thông minh
Phần mềm xăng dầu dành cho doanh nghiệp vận tải là một giải pháp tuyệt vời dành cho các tổ chức vận tải, với mục đích giúp cho các doanh nghiệp, đơn vị vận tải có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát được số lượng xăng dầu tiêu thụ của từng phương tiện trên màn hình thao tác.
Đây chính là một gợi ý thích hợp cho bạn khi hỗ trợ doanh nghiệp lên lịch được lộ trình di chuyển cũng như theo dõi được lượng tiêu thụ nhiên liệu của mỗi phương tiện, từ đó tính toán và thống kê nhằm đề ra được phương án tối ưu quá trình di chuyển cũng như tiết kiệm chi phí.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhiên liệu cũng giúp cho các nhà quản lý vận tải dễ dàng quản lý được các thông số vận hành, bảo dưỡng của đội xe. Phần mềm quản lý sẽ thông báo tới các nhà quản lý, tài xế khi hết thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa, thay dầu nhớt, thay lốp, phòng tránh các trường hợp hỏng hóc và tiêu hao nhiên liệu.
Chi phí sử dụng của phần mềm xăng dầu PMXD là hoàn toàn hợp lý, phù hợp với các doanh nghiệp vận tải từ nhỏ tới lớn. Lưu trữ được dữ liệu, hình ảnh lâu dài, dễ dàng chỉnh sửa, truy xuất và tra cứu. Chức năng báo cáo dữ liệu xăng dầu, kỹ thuật phức tạp giúp các doanh nghiệp dễ dàng xử lý kịp thời. Dễ dàng theo dõi, giám sát, thống kê số tiền mua xăng dầu, số tiền hao hụt xăng dầu.
Qua những phân tích trên, chúng ta có thể thấy được việc có giải pháp quản lý nhiên liệu hiệu quả, sẽ đem lại rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, việc giám sát xăng dầu tốt sẽ góp phần giảm giá thành từ khâu vận tải đến khâu bảo trì kỹ thuật giúp tối ưu hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tóm lại, với sự phát triển không ngừng của chuyển đổi số trong các ngành kinh tế nói chung và trong lĩnh vực vận tải nói riêng, sự cách mạng về công nghệ sẽ đưa đến cho các doanh nghiệp vận tải một giải pháp thông minh của việc quản lý nhiên liệu thủ công sang phần mềm nhằm tiết kiệm thời gian, tối ưu hoá hiệu suất hoạt động vận tải.
Mọi ý kiến thắc mắc, độc giả hãy để lại bình luận tại website pmvt.com.vn hoặc liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ bên dưới nhé!
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
