Sử dụng mẫu sổ theo dõi xăng dầu được xem là một trong những phương án quản lý mức nhiên liệu tiêu thụ hiệu quả. Đây là công cụ quan trọng không chỉ giúp quản lý hiệu quả nguồn lực nhân sự, mà còn giúp tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp, và tăng cường linh hoạt toàn bộ các hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết các tính năng và lợi ích của mẫu sổ theo dõi xăng dầu đối với doanh nghiệp vận tải.
Mẫu sổ theo dõi xăng dầu là gì?
Mẫu sổ theo dõi xăng dầu là một trong những phương tiện giúp các nhà quản lý vận tải ghi chép và kiểm soát việc tiêu thụ nhiên liệu của các phương tiện trong những chuyến đi hàng. Từ đó, người quản lý nhận biết chính xác mức tiêu thụ nhiên liệu của từng xe, sau đó họ có thể đưa ra các phương án quản lý xăng dầu hiệu quả.
Mẫu sổ theo dõi xăng dầu được các doanh nghiệp vận tải sử dụng qua hình thức giấy thủ công. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, tài xế và chủ doanh nghiệp vận tải có thể dùng đến các phần mềm quản lý xăng dầu như một cách kiểm tra xe ô tô hao xăng hiệu quả.
Những yếu tố cần ghi nhận trong mẫu sổ theo dõi xăng dầu
Người chủ doanh nghiệp muốn giám sát hiệu quả quá trình tiêu thụ nhiên liệu của phương tiện, bắt buộc họ phải có những yêu cầu cụ thể trong mẫu sổ theo dõi xăng dầu khi bàn giao cho tài xế. Sau đây là một số thông tin cần thiết mà loại mẫu sổ này cần có:
Thông tin về các phương tiện vận chuyển
Điều đầu tiên bắt buộc phải có trong các loại mẫu sổ theo dõi xăng dầu đó là loại xe, số xe, năm sản xuất, loại nhiên liệu sử dụng, và bất kỳ thông tin nào liên quan đến đặc điểm kỹ thuật của phương tiện. Doanh nghiệp thông thường sẽ quản lý rất nhiều các loại xe, do đó người quản lý và tài xế phải ghi rõ ràng tên các loại, số xe romooc sẽ dễ dàng quản lý tránh nhầm lẫn các loại xe khi di chuyển số lượng lớn trong ngày.
Số lượng xăng dầu tiêu thụ và lịch sử nạp dầu
Mục đích chính khi sử dụng mẫu sổ theo dõi xăng dầu là để chủ doanh nghiệp biết được tổng lượng nhiên liệu tài xế đã dùng trong lần di chuyển đó. Thông thường, chúng được ghi bằng đơn vị đo như lít. Tổng số nhiên liệu đã tiêu hao nghĩa là tổng số lượng nhiên liệu đã tiêu thụ bởi mỗi phương tiện vận chuyển trong một khoảng thời gian cụ thể.
Bởi vì, số lượng nhiên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền lợi nhuận của công ty nên người quản lý phải có phương án điều chỉnh lịch trình phù hợp với chặng đường của từng tài xế.
Chi phí và chi tiết hóa đơn
Mẫu sổ theo dõi xăng dầu sẽ lưu lại ngày và thời gian mà mỗi lần nhiên liệu được nạp qua những hóa đơn, giúp theo dõi chính xác lịch sử tiêu hao nhiên liệu. Cụ thể, thông tin về số hóa đơn, ngày mua hàng, loại nhiên liệu, số lượng mua, giá tiền, và nhà cung cấp. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp vận tải còn có thể tổng hợp tài chính, theo dõi tổng số tiền đã chi tiêu cho xăng dầu trong một khoảng thời gian cụ thể.
Hướng dẫn sử dụng sổ theo dõi xăng dầu hiệu quả
Người quản lý khi được phân công theo dõi lượng tiêu hao xăng dầu theo mẫu sổ này, đòi hỏi họ phải có chiến lược cụ thể và yêu cầu các tài xế phải thực hiện chính xác và rõ ràng. Do đó, chủ doanh nghiệp quản lý nhiên liệu xe hiệu quả hơn và gia tăng lợi nhuận công ty. Sau đây là một số lưu ý dành cho các tổ chức vận tải có thể tham khảo:
Quy trình cập nhật và theo dõi thông tin định kỳ
Trước khi doanh nghiệp vận tải có thể quản lý hành trình xe và nhiên liệu tiêu thụ bằng sổ theo dõi xăng dầu, người quản lý phải xác định mục đích chính để quản lý đầy đủ những thông tin quan trọng. Hiện nay trên thị trường có nhiều loại mẫu sổ theo dõi xăng dầu, như là mẫu theo dõi định mức nhiên liệu, sổ theo dõi nhật trình xe ô tô, mẫu file tính toán chi phí xăng xe và nhiều loại khác.
Lấy ví dụ, người quản lý xác định nhu cầu doanh nghiệp cần quản lý toàn bộ chặng đường, trong mẫu sổ đó bao gồm tất cả các loại chi phí phát sinh: xăng dầu, vé cầu đường, phí giữ xe thì doanh nghiệp nên ưu tiên chọn mẫu sổ theo dõi lộ trình xe.
Quy trình giám sát xăng dầu bằng mẫu sổ theo dõi xăng dầu nghĩa là quá trình ghi chép thông tin của tài xế và những dữ liệu đó được quản lý theo một bên khách quan có quyền quản lý rà soát và kiểm tra. Cụ thể, doanh nghiệp vận tải nên đưa ra quy định về việc thời gian ghi nhận thông tin xăng dầu, điểm bắt đầu xuất phát và điểm kết thúc.
Chủ doanh nghiệp có thể yêu cầu tài xế sau khi nhận được lệnh điều xe vận chuyển thì điền chính xác vào mẫu sổ theo dõi này, cập nhật đúng chỉ số km và số lần đổ dầu thông qua chỉ số công tơ mét và công cụ cảm biến xăng dầu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên có quy định về cách thức quản lý mẫu sổ theo dõi, phân công cụ thể người xác minh những dữ liệu mà tài xế đã ghi.
Phân loại và tổ chức thông tin một cách có hệ thống
Doanh nghiệp mong muốn tổ chức thông tin một cách có hệ thống để tiện lợi trong việc rà soát, kiểm tra khi xảy ra phát sinh trong dòng tiền lợi nhuận của công ty. Để thực hiện được mục tiêu trên, chủ doanh nghiệp phải có hướng dẫn về ghi chép thông tin hiệu quả.
Cụ thể, người quản lý yêu cầu tài xế ghi chép chi tiết và minh bạch mỗi chuyến đi, ngày giờ, quãng đường đi dựa trên thiết bị được gắn trên xe. Khi nạp nhiên liệu thêm cho xe di chuyển, tài xế phải được cấp hóa đơn, giấy tờ này là minh chứng cho việc tính hao hụt nhiên liệu và minh chứng tài xế đã sử dụng đúng số lít đã ghi trên mẫu sổ theo dõi xăng dầu.
Ngoài ra, việc cung cấp đầy đủ giấy tờ minh chứng số lượng nhiên liệu tiêu thụ, giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được năng suất làm việc của từng nhân viên. Việc giám sát hiệu quả tiến độ di chuyển và đánh giá xe đang hao hụt hay lợi dầu cũng đòi hỏi nhân lực được hướng dẫn cụ thể.
Chủ doanh nghiệp bằng kiến thức của mình có thể truyền đạt và thu nhận nhiều ý kiến khách quan của mọi người. Sử dụng phương pháp tổng hợp thông tin, so sánh đối chiếu giữa minh chứng và thực tế tài xế đã ghi, chủ doanh nghiệp sẽ nắm được toàn diện tính hiệu quả của vận hành xe và nhân lực công ty thông qua mẫu sổ theo dõi xăng dầu.
Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch
Người chủ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của từng phương tiện từ những dữ liệu của sổ. Bằng cách, họ có thể tính định mức nhiên liệu của xe theo tiêu chuẩn và trên thực tế. So sánh và đánh giá dựa trên công thức tính toán định mức xe và quy chuẩn để đánh giá theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Dựa trên sự tính toán chi phí theo số liệu của mẫu sổ theo dõi xăng dầu và đánh giá phương tiện nào đem lại lợi nhuận nhiều hơn cho công ty và ngược lại, chủ doanh nghiệp có thể áp dụng chiến lược điều phối hiệu quả hơn khi vận hành xe. Chẳng hạn như, những xe có chiều hướng sử dụng nhiên liệu quá nhiều, người quản lý nên có đề xuất để xe được bảo trì bảo dưỡng, hay thay thế phụ tùng vật tư tốt hơn để phương tiện hoạt động thuận tiện hơn.
Ngoài ra chủ doanh nghiệp còn đánh giá từ phía người điều khiển, có xảy ra các trường hợp khai khống lượng dầu, gây thất thoát doanh thu của doanh nghiệp hay không, từ đó ra phương án giải quyết hợp lý.
Lợi ích của mẫu sổ theo dõi xăng dầu
Những lợi ích của mẫu sổ này mang lại cho doanh nghiệp vận tải được ghi nhận là giúp ích rất lớn trong quá trình quản lý xe vận hành và đặc biệt là kiểm soát lượng nhiên liệu tiêu thụ trong chuyến hàng đó. Dưới đây là những ưu điểm tiêu biểu của loại mẫu sổ này:
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp vận tải
Doanh nghiệp vận tải nhờ vào mẫu sổ theo dõi xăng dầu có thể nhận biết số lượng nhiên liệu đã tiêu thụ và từ đó giảm thiểu sự thất thoát dòng tiền trong công ty. Cụ thể, khi tài xế cung cấp những thông tin của xe thông qua mẫu sổ này, người quản lý có thêm một căn cứ để so sánh và đối chiếu tình trạng xe và tổng thể hoạt động kinh doanh vận tải của doanh nghiệp.
Chẳng hạn như, khi tài xế ghi đầy đủ và chính xác số liệu xăng dầu, người chủ biết được phương tiện này so với định mức của xe có chỉ số lợi dầu nhiều hơn loại xe khác. Do đó, họ sẽ đưa ra chiến lược kinh doanh tốt hơn và có chế độ thưởng phạt nhân sự tối ưu nhất.
Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho xe
Trên thực tế các dòng xe đều có định mức tiêu thụ nhất định, chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố: trọng lượng hàng hóa, cơ sở hạ tầng, người tài xế, và chu trình bảo dưỡng xe. Quá trình bảo trì xe được xem bước cuối cùng và dễ dàng áp dụng tại bất cứ doanh nghiệp vận tải nào, nhưng nếu không có kế hoạch hay chiến lược thì người quản lý sẽ không triển khai hiệu quả hoạt động này.
Nhờ vào mẫu sổ theo dõi xăng dầu, chủ doanh nghiệp đánh giá được lượt vận chuyển của xe, so sánh số lượng còn lại của bãi xe công ty, từ đó điều phối kinh doanh vận tải hợp lý nhất và lên chiến lược bảo dưỡng phương tiện theo thứ tự và có sự sắp xếp chỉnh chu hơn.
Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý
Một lợi ích to lớn nhưng ít ai biết đến đó là mẫu sổ theo dõi xăng dầu có khả năng đảm bảo giá trị pháp lý cho doanh nghiệp vận tải. Bởi vì khi người chủ doanh nghiệp nắm được phương tiện mình đang tiêu hao mức nhiên liệu, vận hành di chuyển như thế nào, họ có thể chủ động quản lý nhiên liệu để tránh xe bị hết nhiên liệu giữa tuyến đường gây ùn tắc và vi phạm luật.
Ngoài ra, những mẫu sổ theo dõi xăng dầu là một trợ thủ đắc lực giúp người quản lý thực hiện thống kê nhiên liệu một cách chi tiết và minh bạch khi trình báo cáo lên chủ doanh nghiệp mỗi kỳ.
Các mẫu sổ theo dõi xăng dầu trên thị trường hiện nay
Trên thị trường hiện có rất nhiều loại mẫu sổ theo dõi xăng dầu, TNK đã tổng hợp và chọn lọc những loại sổ đáp ứng đầy đủ tính năng và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp vận tải. Các công ty có thể tham khảo sơ qua 4 loại mẫu sổ dưới đây:
Mẫu bảng kê tính chi phí xăng xe
Loại bảng kê tính chi phí xăng xe này khá được các doanh nghiệp vận tải tư nhân ưa dùng, vì thiết kế dễ hiểu, gọn gàng, tài xế và người quản lý đều dễ dàng điền theo đúng dữ liệu từng ô. Loại bảng kê đáp ứng đầy đủ các thông tin mà mẫu sổ theo dõi xăng dầu yêu cầu: ngày/ tháng đổ nhiên liệu, số km từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc quãng đường, tổng số nhiên liệu đã dùng, tổng chi phí đã đổ.
Về cơ bản, mẫu bảng kê này đáp ứng yêu cầu của một mẫu sổ theo dõi xăng dầu cơ bản, phù hợp với doanh nghiệp tư nhân nhỏ lẻ, vì tính bảo mật không cao và thiếu dữ liệu về số liệu hóa đơn. Cùng với tính minh bạch không rõ ràng, vì đây chỉ đơn thuần bao gồm chữ ký của người tài xế và người quản lý, không kèm theo giấy tờ xác minh khác.
Những dữ liệu về số km đầu và cuối được đo đúng trên xe vận chuyển. Số km sử dụng= số km cuối – số km đầu. Cùng với dữ liệu giá dầu trên đơn vị tính 1 lít, doanh nghiệp sẽ biết số tiền đã đổ xăng dầu trong chuyến đó.
Mẫu file excel theo dõi định mức nhiên liệu
Loại mẫu bảng kê này giúp doanh nghiệp nhận biết sự chênh lệch xăng dầu trong thực tế và trong định mức cố định hiện hành. So với bảng kê tính chi phí xăng xe, bảng kê này rõ ràng hơn, phù hợp với yêu cầu của một mẫu sổ theo dõi xăng dầu đã nêu. Cụ thể, chúng bổ sung nhiều chi tiết về số km hoạt động theo định mức, số km thực tế đi được, định mức xe, loại xăng dầu được phân chia thành 2 loại là xăng A92/A95 và nhớt máy. Mục chênh lệch sẽ được tính theo công thức:
Chênh lệch số km = (số km đi được theo định mức – số km đi được trên thực tế)
Công thức tính chênh lệch giữa thực tế và định mức của xe:
Định mức thực tế của xe= số nhiên liệu đã đổ cho quãng đường đi (không tính tồn kho) / số km đã đi được*100 (đơn vị lít/100km)
Sau khi so sánh với định mức xe nhà cung cấp đưa ra và dữ liệu trên, chủ doanh nghiệp sẽ biết được mức hao hụt xăng dầu so với loại xe khác và các doanh nghiệp khác.
Tùy vào thống kê riêng của doanh sẽ quy định mức hao hụt/ lợi xăng dầu theo nhiều trạng thái. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo về mức biểu thị hao – lợi xăng dầu như sau:
- Lợi dầu nhiều: định mức xăng dầu theo xe – định mức thực tế >= 4 và < 7
- Lợi dầu: định mức xăng dầu theo xe – định mức thực tế >= 1 và < 4
- Bình thường: định mức xăng dầu theo xe – định mức thực tế >= -1 và < 1
- Hao dầu: định mức xăng dầu theo xe – định mức thực tế < -1 và >= -4
- Hao dầu nhiều: định mức xăng dầu theo xe – định mức thực tế < -4 và >= -7
Mẫu đề nghị cấp xăng dầu
Một loại giấy tờ không thể thiếu trong mẫu sổ theo dõi xăng dầu đó là phiếu đề nghị cấp xăng dầu. Đây được xem là căn cứ để người quản lý biết được số lượng xăng dầu cần chuẩn bị khi xe sắp phải có thêm chuyến hàng.
Thông thường, phiếu đề nghị cấp xăng dầu dành cho doanh nghiệp vận tải có các cột dữ liệu như: tên loại xăng dầu, số lít cần cấp trên thực tế và số lít được yêu cầu cung cấp, mã số kho lấy dầu, đơn giá trên mỗi lít và tổng số tiền của lần cung ứng nhiên liệu đó. Trên các cột cơ bản này còn có thêm nội dung sử dụng của tài xế, có thể là di chuyển đợt hàng ngày nào đó.
Đa số các loại phiếu cấp xăng dầu trên thị trường đều khá đơn giản, biểu thị cơ bản những nội dung chính. Sự xác minh của các dạng này thường được duyệt ký nhiều cấp, người giám sát khác nhau. Theo biểu mẫu dưới đây, phiếu này được thông qua Hiệu trưởng, trưởng bộ phận quản lý, thủ kho và người nhận nhiên liệu. Trong các loại mẫu sổ theo dõi xăng dầu và xét trên nguyên tắc tính minh bạch và trách nhiệm, biểu mẫu cấp xăng dầu được thể hiện rõ ràng so với mẫu bảng kê tính chi phí và mẫu theo dõi định mức nhiên liệu.
Mẫu sổ theo dõi nhật trình xe ô tô
Một trong những mẫu sổ theo dõi xăng dầu khá phổ biến hiện nay, có thể kể đến mẫu sổ theo dõi nhật trình xe ô tô. Chúng được ưa chuộng bởi tính cần thiết – cung cấp các thông tin của toàn bộ chặng đường và theo dõi được nhiều chỉ số về số km, số lít xăng dầu, vé cầu đường.
Dưới đây là biểu mẫu về sổ lộ trình xe dành cho các doanh nghiệp vận tải. Tại dạng mẫu sổ theo dõi này, cung cấp cụ thể ngày giờ xe bắt đầu từ điểm xuất phát đến nơi nhận, chỉ số đồng hồ km theo quãng đường trên.
Công thức tính về Tổng số km cả chuyến đi = số km nơi đến – số km nơi đi.
Số lít nhiên liệu được tính toán theo thủ công, nghĩa là tài xế lái xe sẽ ghi nhận số lít nhiên liệu theo chỉ số đồng hồ của xe được tính bằng công thức:
Số nhiên liệu tiêu hao = tổng nhiên liệu đã nhập + tổng số lít hiện có – số nhiên liệu còn lại.
Vé cầu đường ghi nhận trực tiếp bằng số vé theo các trạm thu phí và số tiền mệnh giá trên vé này. Tổng số vé cầu đường, phí đỗ được xem là chi phí phát sinh trong chuyến đi được hạch toán cụ thể để tính lợi nhuận cho doanh nghiệp vận tải.
Xét tính minh bạch về dạng mẫu sổ theo dõi nhật trình xe ô tô, loại biểu mẫu này được xác nhận bởi một bên quản lý của doanh nghiệp thông qua các giấy tờ minh chứng của tài xế trong tuyến đường. Chủ doanh nghiệp muốn có đánh giá khách quan sẽ phải xem xét rõ ràng vào người quản lý được phân công và sự minh bạch của toàn bộ tài xế và nhân viên ở doanh nghiệp.
Thực tiễn ứng dụng mẫu sổ theo dõi xăng dầu tại các doanh nghiệp vận tải lớn
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu sổ theo dõi xăng dầu để quản lý việc tiêu dùng nhiên liệu trong hoạt động kinh doanh của họ. Mặc dù công nghệ ngày càng phát triển, một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, vẫn dựa vào các phương tiện ghi chép thủ công như sổ sách để theo dõi việc sử dụng xăng dầu. Thực tế đã cho thấy, có nhiều rủi ro cho công ty vận tải khi sử dụng mẫu sổ thủ công, cụ thể như sau:
Thách thức về chính xác
Việc ghi chép thủ công dữ liệu của mẫu sổ theo dõi xăng dầu phụ thuộc rất nhiều yếu tố như là năng lực nhân viên, cách quản lý của doanh nghiệp vận tải, dữ liệu đầu vào phải đảm bảo tính thực tế và khách quan. Thông thường, người chủ doanh nghiệp khi phân công cho nhân viên viết sổ sách rất dễ dẫn đến sai sót và không chính xác trong việc đánh giá lượng xăng dầu đã sử dụng.
Thực tế cho thấy, tình trạng chiếm dụng vì lợi ích bản thân không hề hiếm. Người đứng đầu doanh nghiệp phải có chiến lược lớn và phải luôn duy trì quan sát trực tiếp. Những vấn đề ảnh hưởng không nhỏ đến năng lực quản lý của họ khi doanh nghiệp có đội xe đầu kéo lớn. Kéo theo đó, chúng còn tác động đến quản lý tài chính sa sút và dẫn đến mất mát hoặc lãng phí.
Rủi ro về bảo mật thông tin
Một trong những vấn đề trọng yếu của một tổ chức đó là quản lý bảo mật các thông tin phương tiện và khách hàng. Sổ sách thủ công có thể dễ dàng mất mát, thất lạc hoặc bị sử dụng trái phép. Đặc biệt, doanh nghiệp quản lý bằng mẫu sổ theo dõi xăng dầu thông thường, nếu không được lưu trữ và bảo quản đúng cách sẽ rất dễ có thể tiềm ẩn rủi ro về mất thông tin quan trọng, khó khăn trong tìm kiếm dữ liệu và việc sử dụng sai mục đích.
Khó khăn trong quản lý và phân tích dữ liệu
Việc thu thập và xử lý dữ liệu bằng mẫu sổ theo dõi xăng dầu một cách thủ công tốn nhiều thời gian và công sức quản lý toàn bộ hệ thống xe trong doanh nghiệp. Một hệ quả thường thấy đó là việc quản lý và phân tích thông tin trở nên khó khăn hơn.
Đặc biệt những thời điểm mà doanh nghiệp cần phải có các quyết định kinh doanh chiến lược đổi mới. Hình dung ra nếu một công ty có hơn 100 chiếc xe, mỗi chiếc xe tương đương hơn 100 cuốn sổ, nhân viên sẽ không kiểm soát được số lượng nhiên liệu đã tiêu hao trong ngày.
Thiếu tính linh hoạt và tính toàn diện
Một hệ lụy khác khi quản lý xe đầu kéo bằng sổ sách thủ công đó là khi xảy ra biến động vận chuyển, người nhân viên sẽ khó khăn trong chọn lọc và đưa ra phương tiện thay thế cho chuyến hàng đó.
Sổ sách thủ công thường không cung cấp tính linh hoạt cao trong việc điều chỉnh và cập nhật thông tin. Cụ thể khi cần cung cấp thêm nhiên liệu, hoặc chuyển đổi nhiên liệu khác, người quản lý rất cần nhiều thời gian trong việc điều chỉnh hợp lý các xe vận tải công ty.
Do vậy, quản lý bằng mẫu sổ theo dõi xăng dầu một cách thủ công có thể làm cho việc theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh không lợi nhuận tốt nhất và thiếu tính linh hoạt cho toàn bộ hệ thống.
Các xu hướng sử dụng phần mềm công nghệ trong theo dõi và quản lý nhiên liệu
Khi làn sóng thay đổi kỹ thuật số đang diễn ra mạnh mẽ trong ngành vận tải, chuyển đổi kỹ thuật số buộc các công ty phải nâng cấp từ phương thức quản lý nhiên liệu thủ công sang công nghệ thông tin và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Do vậy, việc ứng dụng mẫu sổ theo dõi xăng dầu thực tế hiện nay đang dần bị loại trừ.
Phần mềm quản lý xăng dầu TNK dành cho các công ty vận tải là giải pháp mới giúp cải thiện hệ thống logistics Việt Nam. Chúng được thiết kế nhằm giúp các công ty, đơn vị vận tải dễ dàng quản lý, kiểm soát lượng nhiên liệu tiêu thụ của phương tiện trên màn hình làm việc.
Theo dõi tiêu thụ nhiên liệu và tiết kiệm chi phí
Phần mềm quản lý dầu không chỉ giúp theo dõi dữ liệu chi tiết mà còn đủ thông minh để đưa ra những phân tích chuyên sâu về hiệu suất tiêu thụ. Nhờ vậy mà các công ty có cơ hội phát triển các chiến lược tiết kiệm nhiên liệu mang tính đột phá về chi phí và tính cạnh tranh.
Đồng thời, ứng dụng công nghệ này còn giúp ích rất nhiều trong quá trình ra quyết định chiến lược tài chính. Cụ thể, phần mềm này sẽ tự động hóa các việc tính toán và kiểm soát các chi phí liên quan đến vận tải. Từ đó, chúng giúp các công ty có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình tài chính của mình.
Sử dụng Phần mềm PMXD hiện nay dành cho các công ty vận tải từ nhỏ đến lớn với mức giá hoàn toàn hợp lý. Những chức năng tiêu biểu được biết đến như lưu trữ dữ liệu, hình ảnh lâu dài, dễ dàng chỉnh sửa, tìm kiếm. Việc báo cáo các loại nhiên liệu và thông số kỹ thuật bất thường giúp các công ty giải quyết chúng nhanh chóng. Dễ dàng quản lý, thảo luận và thống kê việc mua nhiên liệu, tiêu hao nhiên liệu, v.v..
Bảo dưỡng và sửa chữa
Bảo dưỡng thường xuyên là cách thức tưởng chừng đơn giản nhưng lại giúp đội xe vận tải luôn vận hành êm ái và tiết kiệm nhiên liệu. Trước đây, chủ sở hữu công ty giao cho người quản lý lịch bảo dưỡng chuyên biệt và kiểm tra thường xuyên các bộ phận quan trọng như bugi, lọc gió, lọc nhiên liệu và lọc dầu.
Áp dụng công nghệ ngày nay – Phần mềm của TNK giúp công ty vận tải duy trì đội xe mạnh mẽ và ổn định với công nghệ hiện đại và các công cụ thông minh. Cụ thể, công nghệ hiện đại này sẽ lên lịch trình và tự động hóa các tác vụ bảo trì, phần mềm này giúp tránh các sự cố không mong muốn và giữ cho xe hoạt động tối ưu.
Ngoài ra, phần mềm giám sát nhiên liệu giúp hãng vận tải có thể quản lý các vấn đề kỹ thuật và bảo trì của đội xe. Từ đó, ứng dụng này sẽ thông báo cho người giám sát và tài xế khi bảo dưỡng, sửa chữa, thay dầu, thay boong tàu, v.v. phải ngăn ngừa hư hỏng và tiết kiệm nhiên liệu.
Quản lý nguồn nhân lực
Tình trạng hiện nay thấy rõ ở giấy phép lái xe giả, doanh nghiệp vận tải phải làm theo pháp luật. Điều này buộc người lái xe phải nghiêm túc chấp hành luật lệ giao thông, hạn chế những rủi ro không đáng có và trên hết là tránh những trường hợp sự cố giao thông không đáng có.
Phần mềm quản lý nhiên liệu TNK cho phép doanh nghiệp quản lý các thông tin về tài xế như tên, số giấy phép lái xe, số xe. Hệ thống theo dõi lịch làm việc của từng tài xế và kết hợp với dữ liệu nhiên liệu để ước tính thời gian lái xe. Qua những tính năng tuyệt vời này, phần mềm có thể giúp các công ty đánh giá hiệu quả hoạt động của từng tài xế và đưa ra hành động khắc phục nếu cần thiết phải cải thiện tiến độ làm việc.
Để quản lý nhân lực linh hoạt, hiệu quả, các doanh nghiệp vận tải phải trang bị các giấy phép lái xe theo quy định pháp luật giao thông Việt Nam. Thêm vào đó, phần mềm hỗ trợ tính năng thông báo cho công ty khi các tài liệu này bắt đầu hết hạn và tính đến chi phí cụ thể cho các danh mục đó.
Do đó, các công ty có thể ghi nhận thông tin cá nhân cho tài xế chuẩn xác thông qua nhập dữ liệu và gán hình ảnh lên phần mềm. Đồng thời, chúng còn quản lý tài xế cũng như giám sát hiệu suất lái xe một cách thông minh để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho mỗi chuyến đi. Quản lý thời gian lái xe và nghỉ ngơi để đảm bảo tuân thủ các quy tắc an toàn đường bộ.
Báo cáo và thống kê
Với dữ liệu tiêu thụ nhiên liệu theo thời gian thực, phần mềm quản lý xăng dầu TNK có thể giúp các nhà vận tải nhận biết chính xác thời điểm mỗi xe cần tiếp nhiên liệu. Các công ty cũng nên chủ động lập kế hoạch sớm để xe luôn có đủ nhiên liệu, tránh tình trạng sự cố trên đường đi.
Doanh nghiệp vận tải nhờ vào phần mềm xăng dầu sẽ nhận được bản thống kê về tiêu thụ nhiên liệu và chi phí vận hành. Sự kết hợp giữa quản lý thủ công và ứng dụng hiện đại này giúp doanh nghiệp không chỉ giám sát hiệu quả, mà còn làm chủ với cái nhìn chiến lược cho tương lai ngành vận tải của mình.
Phần mềm Xăng Dầu của TNK là một gợi ý thích hợp cho người quản lý vận tải khi chúng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lịch được trình di chuyển cũng như giám sát được lượng tiêu hao nhiên liệu của từng phương tiện. Sau những dữ liệu được tích hợp trên phần mềm, hệ thống sẽ tự phân tích và báo cáo để đưa ra các chính sách tối ưu hóa vận hành xe cũng như tiết kiệm nhiên liệu.
Tích hợp GPS và theo dõi thời gian thực
Phần mềm bao gồm các bản đồ vệ tinh bổ sung để giúp các công ty xác định tuyến đường và quản lý đội xe. Thông báo thay đổi ngay lập tức giúp công ty phản ứng nhanh và linh hoạt, sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức.
Phần mềm xăng dầu TNK hỗ trợ công ty vận tải cài đặt GPS trên phương tiện của mình. Thiết bị liên kết với phần mềm sẽ tự động cập nhật đầy đủ thông tin: tốc độ lái xe, quãng đường, hướng di chuyển của phương tiện. Thông tin này giúp tính toán rất chính xác mức hao hụt vỏ xe và nhiên liệu, giúp các công ty chủ động giám sát và chăm sóc phương tiện của mình tốt hơn.
Dữ liệu hình ảnh, vị trí và điều kiện giao thông được truyền qua hệ thống định vị giúp các công ty vận tải xác định và lên kế hoạch di chuyển tối ưu tuyến đường, tránh giao thông. ùn tắc, tiết kiệm thời gian di chuyển và hạn chế tiêu hao nhiên liệu. Những chức năng tích hợp này giúp doanh nghiệp quản lý đội xe của mình một cách toàn diện, từ việc tiết kiệm nhiên liệu đến quản lý chi phí và bảo dưỡng, tạo ra sự linh hoạt và hiệu suất trong mọi hoạt động vận tải.
Lắp thiết bị cảm biến xăng dầu cho từng xe
Cũng giống như phần mềm vận tải, giải pháp theo dõi nhiên liệu phương tiện hay còn gọi là thiết bị theo dõi nhiên liệu là một thiết bị, công cụ sử dụng công nghệ GPS hoặc các công nghệ khác hiện nay. Nó giúp các công ty dễ dàng theo dõi và kiểm soát lượng nhiên liệu tiêu thụ của mỗi phương tiện bằng cách sử dụng thiết bị và phần mềm được cài đặt sẵn.
Việc lắp đặt cảm biến nhiên liệu là xu hướng của thời đại công nghệ mới, giúp tối ưu hóa chi phí rủi ro về sự cố giao thông thường gặp, xe luôn được bảo dưỡng đầy đủ và người quản lý khi đo đạc mức tiêu thụ nhiên liệu bằng thiết bị này sẽ dễ báo cáo chi tiết cho chủ doanh nghiệp hơn.
Đối với các công ty vận tải sử dụng đội xe với số lượng lớn và tuyến đường dài thì việc lắp đặt cảm biến nhiên liệu là rất quan trọng để quản lý nhiên liệu, ngăn ngừa thất thoát, tránh gian lận xăng dầu. Từ những vấn đề đã phân tích, việc giám sát nhiên liệu tốt giúp giảm chi phí từ vận chuyển đến bảo trì kỹ thuật và tối ưu hóa kết quả kinh doanh của công ty.
Tóm lại, quản lý vận tải đòi hỏi kết hợp nhiều phương thức hiện đại để có thể đem lại cho doanh nghiệp vận tải một tổ chức thông minh, hiệu quả. Để có được lợi nhuận cao nhất từ quản lý xe đầu kéo, chủ doanh nghiệp cần kết hợp giữa việc sử dụng mẫu sổ theo dõi xăng dầu và công nghệ hiện đại – phần mềm xăng dầu. Ngoài ra, yếu tố nhân lực trong hệ thống vận tải phải nhanh chóng đổi mới để thích ứng kịp chuyển đổi số ngày nay.
Mọi ý kiến thắc mắc, độc giả hãy để lại bình luận tại website pmxd.com.vn hoặc liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ bên dưới nhé!
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
