Trời thời đại ngành càng cạnh tranh của lĩnh vực logistics nói chung và lĩnh vực vận tải nói riêng, tối ưu hóa hiệu suất của quá trình vận chuyển luôn là mục tiêu hàng đầu của một doanh nghiệp vận tải. Một yếu tố không thể phủ nhận trong quá trình tối ưu hiệu suất này đó chính là chi phí xăng dầu. Để tối ưu được hiệu suất vận chuyển đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải tối ưu được quá trình quản lý xăng dầu của mình.
Chính vì thế mà mẫu định mức xăng dầu như là cuốn bí kíp để các công ty vận tải có thể tối ưu hóa các hoạt động trong quá trình vận chuyển của mình. Việc lập ra một mẫu định mức xăng dầu không chỉ ảnh hưởng đến chi phí xăng dầu mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và xây dựng chiến lược toàn diện của một công ty vận tải.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi tìm hiểu cũng như tham khảo về các khía cạnh quan trọng trong mối quan hệ giữa mẫu định mức xăng dầu đối với quá trình tối ưu hiệu suất cũng như quá trình phát triển của một doanh nghiệp vận tải trong dài hạn.
Chìa khóa giúp doanh nghiệp vận tải tối ưu hóa chi phí xăng dầu
Có thể các doanh nghiệp vận tải đã biết, mẫu định mức xăng dầu không chỉ là một bảng thống kê các yếu tố về chi phí xăng dầu mà còn như là một cuốn bí kíp mở ra cánh cửa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong ngành vận tải. Nhà quản lý xăng dầu hiểu rõ về mối quan hệ giữa mẫu định mức xăng dầu và hiệu suất vận chuyển đồng nghĩa với việc có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa được các chi phí về xăng dầu, đem lại thêm nhiều lợi nhuận cho công ty cũng như làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty.
Định mức xăng dầu chỉ là những số liệu, những con số trên bảng kế toán, nhưng nó có thể giúp nhà quản lý kiểm soát việc quản lý đội xe,tài xế cũng như quản lý lộ trình từ đó có thể đưa ra những quyết định trong tương lai. Việc tài xế cũng như phương tiện không đạt hiệu suất vận chuyển, nhờ vào bảng định mức mà nhà quản lý có được những số liệu thực tế từ đó đưa ra các chiến lược nhằm hạn chế sự lãng phí tiêu thụ nhiên liệu. Việc lãng phí nhiên liệu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất cũng như làm tăng chi phí vận chuyển.
Bằng cách phân tích số liệu của mẫu định mức xăng dầu, nhà quản lý không chỉ định hình lại chiến lược quản lý dầu của mình mà còn hướng đến sự cân bằng tài chính của doanh nghiệp và đánh giá hiệu suất của nhân sự và đội xe. Hãy cùng TNK tìm hiểu, phân tích chi tiết hơn về mẫu định mức xăng dầu cho công ty vận tải nhé!
Định mức xăng dầu là gì và các yếu tố trong mẫu định mức xăng dầu
Định mức xăng dầu là gì?
Theo Cổng Thông Tin Điện Tử Bộ Tài Chính định mức xăng dầu hay định mức tiêu hao nhiên liệu chính là mức độ tiêu thụ nhiên liệu ( xăng dầu) tối đa cho 100km di chuyển của phương tiện ( lít/100km). Định mức xăng dầu của xe có thể thay đổi theo thời gian hoặc do nhiều yếu tố khác nhau như:
+ Tải trọng
+ Thời gian sử dụng
+ Cách lái xe của tài xế
+ Trọng lượng của xe
+ Bảo trì, bảo dưỡng
+ Các yếu tố khác
Các yếu tố trong mẫu định mức xăng dầu
Các yếu tố trong mẫu định mức xăng dầu chính là những yếu tố, những số liệu, những thông tin liên quan đến việc quản lý xăng dầu xăng dầu. Nhờ các yếu tố này mà nhà quản lý có được những số liệu thực tế từ đó bằng tư duy của mình mà có thể phân tích ra tình trạng hoạt động nhiên liệu hiện tại của công ty nhằm đưa ra các chiến lược về quản lý xăng dầu trong tương lai.
Các yếu tố cơ bản trong mẫu định mức xăng dầu
- Tên tài xế, số xe, loại xe, tải trọng
- Định mức quy định, định mức thực tế
- Tổng số km xe đi được ( ngày, tuần, tháng, năm)
- Tổng số tiền đổ dầu, tổng số lít đổ dầu ( ngày, tuần, tháng, năm)
- Loại nhiên liệu xe sử dụng
- Các yếu tố khác ( tùy mỗi nhà quản lý)
- Khoán dầu
Đặc biệt có một yếu tố rất quan trọng trong mẫu định mức xăng dầu cũng nhưng ít được thể hiện trong mẫu định mức xăng dầu đó chính là khoán dầu. Vấn đề muôn thuở của quản lý xăng dầu trong doanh nghiệp vận tải đó chính là vấn đề gian lận xăng dầu. Để hạn chế vấn đề này nhà quản lý vận tải sẽ đưa ra một mức khoán dầu nhất định cho tài xế và đội xe. Để hiểu rõ hơn về yếu tố khoán dầu, chúng ta có ví dụ cụ thể như sau:
Ví dụ: Định mức xăng dầu của phương tiện di chuyển là 30l/100km. Nếu tài xế sử dụng phương tiện với định mức thực tế là 25l/100km thì tài xế sẽ được hưởng 5l/100km đó. Ngược lại, nếu tài xế sử dụng phương tiện với định mức thực tế là 35l/100km thì tài xế sẽ phải bù lại cho công ty là 5l/100km.
Một số công cụ giúp thiết kế mẫu định mức xăng dầu
Công cụ excel
Excel là công cụ khá phổ biến trong cuộc sống ngày nay. Nếu nói đến phần mềm dùng để lưu trữ thông tin, tính toán dữ liệu, xử lý thông tin và dữ liệu,… thì không thể không nhắc đến Excel. Trong lĩnh vực vận tải nói chung cũng như trong quản lý xăng dầu nói riêng, excel cũng là công cụ hết sức cần thiết trong tất cả các khâu từ quản lý nhân sự cho đến kế toán. Quản lý xăng dầu bằng excel cũng không ngoại lệ.
Bằng việc lập ra một bảng kế hoạch, hay lập ra một bảng định mức xăng dầu. Nhờ có công cụ Excel mà mọi dữ liệu, thông tin về xăng dầu, đều được lưu trữ và phân tích chỉ trên một công cụ Excel.
Tuy nhiên cùng với các ưu điểm đó, công cụ excel cũng có những nhược điểm đó chính là phải sử dụng rất nhiều công thức phức tạp đòi hỏi người sử dụng phải rành về nghiệp vụ quản lý cũng như kiến thức excel sâu rộng. Chính vì thế mà người sử dụng excel cần phải trải qua một khóa học tập sử dụng công cụ excel chuyên sâu. Một nhược điểm khác của excel trong thời đại ngày nay đó chính là khi người sử dụng excel nghỉ việc, thì những nhân viên khác khó có thể tiếp tục vận hành dữ liệu trên công cụ excel này.
Công cụ google sheet
Cũng giống như công cụ Excel Google Sheets là một ứng dụng bảng tính nhưng được hiện đại hóa hơn là người dùng có thể chỉnh sửa trực tuyến thông qua mạng internet, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
Google Sheet được phát triển bởi Google và được tích hợp chặt chẽ trong hệ sinh thái Google Workspace. Thay vì công cụ Microsoft Excel được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần cứng của máy tính cá nhân thì Google Sheet được lưu trữ trực tiếp tại trung tâm sáng tạo và công tác của Google thông qua mạng internet.
Trong thời đại mà công nghệ thông tin phát triển thì khả năng truy cập từ mọi nơi, mọi lúc chính là ưu điểm lớn nhất của Google Sheets giúp mọi người có thể làm việc linh hoạt ở bất kỳ đầu đâu trên thế giới. Sự linh hoạt trực tuyến này, giúp cho việc chia sẻ bảng tính, chia sẻ thông tin và làm việc đội nhóm trở nên mượt mà hiệu quả hơn.
Cũng giống như công cụ Excel, Google Sheet cũng đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ vận tải cũng như excel để lập ra các công thức nhất định cho bảng tính công ty vận tải. Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của Google sheet này đó chính là vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu.
Đặc thù của ngành vận tải phải làm việc thường xuyên với nhiều khách hàng đồng nghĩa với việc đảm bảo được an toàn thông tin, dữ liệu được đặt lên hàng đầu. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc đánh cấp dữ liệu cũng trở nên tiên tiến hơn, đó cũng là thách thức lớn khi sử dụng công cụ google sheet. Chính vì thế khi lập bảng mẫu định mức xăng dầu, nhà quản lý phải có những biện pháp đảm bảo an toàn dữ liệu cho công ty cũng như cho khách hàng.
Sử dụng phần mềm xăng dầu
Sử dụng phần mềm trong quản lý vận tải nói chung và trong quản lý xăng dầu nói riêng là một công nghệ vô cùng mới, hướng tới sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp vận trong thời đại chuyển đổi số ngày này. Thay vì phải có chuyên môn sâu sắc, sử dụng nhiều công thức trong bảng tính excel. Thì trên phần mềm xăng dầu, người sử dụng chỉ cần nhập một số thông tin, hệ thống phần mềm sẽ tự động phân tích và tính toán chính xác các dữ liệu xăng dầu của doanh nghiệp.
Ví dụ: Trên phần mềm xăng dầu của TNK, nhà quản lý chỉ cần nhập dữ liệu ngày giờ, số lít đổ dầu của từng xe. Hệ thống sẽ hoàn toàn tự động tính toán chính xác các thông số trong mẫu định mức xăng dầu như: tổng số tiền, số lít đổ dầu, tổng số km xe đi được, định mức tiêu hao nhiên liệu thực tế,…
Hơn thế nữa ngoài các thông số mà hệ thống phân tích được. Phần mềm xăng dầu còn có tính năng theo dõi được lộ trình của xe di chuyển sau mỗi lần đổ dầu giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát tài xế cũng đội đội xe một cách chặt chẽ hơn. Mặt khác, dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo AI, hệ thống sẽ tự động phân tích quản lý lịch trình bảo trì bảo dưỡng của phương tiện. Giúp nhà quản lý có thể theo dõi và lập ra kế hoạch bảo dưỡng cho đội xe của mình, tránh những rủi ro không đáng có xảy ra.
Vì hệ thống phần mềm cũng là sản phẩm của sự tiên tiến trong thời đại công nghệ thông tin nên cũng có những rủi ro nhất định về tấn công an ninh mạng. Chính vì thế mà khi sử dụng phần mềm, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin dữ liệu của khách hàng cũng như của công ty luôn là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phần mềm xăng dầu được bảo mật tốt hơn so với Google Sheet bởi công nghệ của hệ thống. Khi có một nguồn đăng nhập, cũng như xâm nhập bất thường, hệ thống sẽ tự động cảnh báo tới nhà quản lý, để nhà quản lý có thể kịp thời xử lý cũng như ngăn chặn những rủi ro đến từ bên ngoài này.
Mẫu định mức tiêu hao nhiên liệu cơ bản trong doanh nghiệp vận tải
Việc xây dựng định mức xăng dầu trong doanh nghiệp vận tải không tuân theo quy tắc nhất định. Mỗi doanh nghiệp vận tải có mỗi cách làm khác nhau cũng như mỗi quy tắc khác nhau về bảng định mức xăng dầu.Tuy nhiên mẫu định mức xăng dầu dưới đây chứa những thông tin cơ bản nhất mà một doanh nghiệp vận tải cần đưa vào bảng xăng dầu của mình:
| SỐ XE | ĐỊNH MỨC XĂNG DẦU THỰC TẾ ( lít/100km) | ĐỊNH MỨC XĂNG DẦU QUY ĐỊNH ( lít/100km) | SỐ LÍT HAO XĂNG DẦU | SỐ TIỀN HAO XĂNG DẦU | TỔNG SỐ LÍT ĐỔ THỰC TẾ | TỔNG SỐ TIỀN ĐỔ XĂNG DẦU |
| 1 | 32 | 30 | -20 | -400.000 | 300 | 6.000.000 |
| 2 | 34 | 30 | -40 | -800.000 | 300 | 6.000.000 |
| 3 | 36 | 30 | -60 | -1.200.000 | 300 | 6.000.000 |
| Tổng | -120 | -2.400.000 | 900 | 18.000.000 | ||
Mẫu định mức xăng dầu cơ bản cho doanh nghiệp vận tải với đơn giá dầu là 20.000 VND
Qua bài viết trên, ta có thể thấy được mẫu định mức xăng dầu quan trọng thế nào đối với các doanh nghiệp vận tải. Nó chính là chìa khóa giúp các nhà quản lý có thể phân tích và đưa ra các chiến lược tối ưu về chi phí xăng dầu cho công ty vận tải. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, việc quản lý xăng dầu cũng trở nên một tầm cao mới khi ứng dụng các công nghệ tiến tiên để hoạch định kế hoạch quản lý xăng dầu.
Sự kết hợp giữa mẫu định mức với những hệ thống công nghệ thông tin thông qua internet, các doanh nghiệp vận tải có thể tối ưu hóa được việc quản lý chi phí xăng dầu. Đồng thời có thể kiểm soát chặt chẽ nguồn nhân sự và đội xe, tránh được vấn đề muôn thuở đối với ngành vận tải đó chính là gian lận xăng dầu.
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
