Có thể mọi người đã biết, trong ngành vận tải đặc biệt là vận tải nội địa thì chi phí xăng dầu luôn chiếm tỷ trọng rất cao trong toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó giá của đơn vị vận chuyển luôn phải phụ thuộc vào giá niêm yết của xăng dầu hiện tại. Chính vì thế mà việc quản lý xăng dầu trong một đơn vị vận tải là vô cùng quan trọng. Việc doanh nghiệp vận tải quản lý xăng dầu tốt đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vận tải đó tiết kiệm được rất nhiều chi phí đồng thời làm tăng thêm lợi nhuận cho công ty.
Ở bài viết dưới đây chúng ta sẽ tìm hiểu một yếu tố đặc biệt quan trọng trong quá trình quản lý xăng dầu của một doanh nghiệp vận tải. Đó chính là yếu tố “bảng định mức xăng dầu”, nhờ có bảng định mức xăng dầu mà một doanh nghiệp vận tải có được quy trình quản lý xăng dầu hiệu quả.
Mục tiêu hàng đầu trong vận tải – Tối ưu hóa chi phí xăng dầu
Nhắc đến các khâu chi phí của ngành vận tải, chúng ta không thể không nhắc đến nguồn chi phí quan trọng nhất – xăng dầu. Khi giá xăng dầu biến động liên tục diễn biến thức thường cùng với đó là những tác động bên ngoài đến từ con người và phương tiện. Chính vì thế mà việc tối ưu hóa quá trình quản lý xăng dầu không chỉ là một thách thức mà còn là mục tiêu hàng đầu mà mọi doanh nghiệp vận tải muốn hướng tới.
Trong quá trình quản lý xăng dầu, bảng định mức xăng dầu trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp vận tải có thể dự đoán, đánh giá và phân tích mọi chi phí xăng dầu một dễ dàng.
Bảng định mức không chỉ là sự tổng hợp các số liệu mà còn là tài liệu lưu trữ lâu dài, giúp doanh nghiệp dựa trên những dữ liệu cũ mà phân tích đưa ra các chiến lược mới trong tương lai nhằm đảm bảo rằng mỗi lít nhiên liệu được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Ở bài viết dưới đây chúng ta sẽ tìm hiểu qua Bảng Định Mức Xăng Dầu dùng trong các đơn vị vận tải.
Ý nghĩa của Bảng định mức xăng dầu
Bảng Định Mức Xăng Dầu là mà công cụ giúp nhà quản lý có một quy trình quản lý xăng dầu một cách logic. Nhờ có bảng định mức xăng dầu, mà nhà quản lý có thể phân tích các số liệu dựa trên bảng, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp nhằm quản lý xăng dầu cũng như tài xế của mình một cách hợp lý. Vậy bảng định mức xăng dầu có ý nghĩa như thế nào?
Bảng định mức xăng dầu – Phản ánh đúng thực tế
Vậy bảng Định Mức Xăng Dầu là gì? Bảng định mức xăng dầu được hiểu đơn giản là một bảng số liệu và dữ liệu chi tiết về mức tiêu thụ xăng dầu của mọi phương tiện trong hoạt động của một doanh nghiệp vận tải. Bảng dữ liệu này, giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nhìn thấy được mọi dữ liệu về xăng dầu, những bất thường trong việc sử dụng nhiên liệu của tài xế, tính toán các chi phí về xăng dầu.
Đồng thời cũng dựa trên những số liệu đó, mà nhà quản lý có thể đánh giá được tài xế nào đang sử dụng phương tiện tốt qua đó có chính những sách thưởng phát nhất định.
Phân tích tác động của giá xăng dầu
Ngoài việc lưu trữ các thông tin cần phân tích, thì bảng định mức xăng dầu còn là công cụ giúp nhà quản lý có thể dự báo được giá xăng dầu. Đối mặt với sự biến động liên tục của giá xăng dầu, Bảng định mức xăng dầu không chỉ là công cụ dự báo xu hướng giá xăng mà còn là nguồn dữ liệu quý báu để đánh giá các tác động của giá xăng dầu đối với chiến lược vận chuyển.
Nhờ vào tính năng này của mẫu định mức xăng dầu mà có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị kịp thời, điều chỉnh các chiến lược vận chuyển của mình một cách phù hợp, và giảm thiểu rủi ro không đáng có.
Lợi ích tăng cường hiệu suất và bền vững
Nhờ vào 2 yếu tố trên mà doanh nghiệp vận tải có được một vũ khí quản lý chi phí xăng dầu đắc lực. Hơn nữa nhờ vào vũ khí này mà doanh nghiệp có được những bước đi quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất quá trình vận chuyển cũng như chi phí xăng dầu. Mặt khác, nhờ vào việc tối ưu được chi phí, tiết kiệm nguồn nhiên liệu đồng nghĩa với việc làm giảm lượng khí thải ra môi trường, làm giảm hiệu ứng nhà kính.
Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp làm tăng tính cạnh tranh mà còn góp phần cho sự phát triển bền vững của ngành vận tải cũng như bảo vệ môi trường hướng đến một tương lai xanh cho ngành vận tải.
Quy trình thiết lập Bảng định mức xăng dầu
Các yếu tố ảnh hưởng đến mức tiêu thụ xăng dầu
Để xây dựng bảng định mức xăng dầu hiệu quả, đầu tiên chúng ta phải biết được những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến mức tiêu thụ xăng dầu trong quá trình vận tải. Các yếu tố này có thể đến từ bên trong doanh nghiệp cũng có thể bên ngoài doanh nghiệp. Các yếu tố cơ bản chủ yếu bao gồm:
- Quãng đường di chuyển của xe và tải trọng: chở hàng nặng, tuyến đường khó di chuyển, kẹt xe,…
- Yếu tố đến từ con người: lãng phí, gian lận, cách lái xe,…
- Yếu tố đến từ phương tiện: bảo trì – bảo dưỡng, kiểm định, vỏ, nhớt,…
Tính toán và cập nhật Bảng định mức xăng dầu
Một yếu tố cũng rất quan trọng khi lập bảng định mức xăng dầu cho công ty vận tải. Đó chính là nhà quản lý phải biết tính toán, phân tích các số liệu xăng dầu thu thập được. Từ đó mà có thể cập nhật được các số liệu vào trong bảng theo thời gian. Việc làm này, yêu cầu các nhà quản lý phải cập nhật liên tục, linh hoạt và đánh giá định kỳ ( tuần, tháng, năm) để đảm bảo rằng các dữ liệu này được sử dụng, phân tích một cách chính xác và phản ánh đúng tình hình thực tế chi phí xăng dầu.
Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể kết hợp sử dụng các công nghệ hiện đại, phần mềm hiện đại khác để hỗ trợ cho công việc lập mẫu định mức xăng dầu. Thông qua việc kết hợp với các công nghệ và phần mềm hiện đại đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa quá trình cập nhật, thu thập dữ liệu đồng thời tiết kiệm thời gian nghiên cứu cũng như tăng độ chính xác.
Ưu điểm tích hợp áp dụng bảng định mức
Việc áp dụng bảng định mức xăng dầu vào hệ thống chiến lược quản lý toàn diện đã luôn là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp trong quản lý chi phí vận chuyển. Nhờ có sự liên kết giữa bảng định mức xăng dầu với các khâu khác của quy trình vận chuyển, nhà quản lý có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt nhất nhằm tiết kiệm chi phí nhiên liệu, làm tăng doanh thu đồng thời có thể đánh giá hiệu suất lái xe của tài xế cũng như quản lý tài xế một cách dễ dàng.
Quy trình thiết kế ra Bảng Định Mức Xăng Dầu không chỉ là một bước quan trọng trong quá trình quản lý xăng dầu mà còn là bí kíp mở ra sự hiệu quả và tính cạnh tranh trong ngành logistics nói chung và ngành vận tải nói riêng. Bằng cách hiểu rõ quy trình này cùng với đó là kết hợp sử dụng các công nghệ hiện đại, công ty vận tải không chỉ quản lý tốt mức tiêu thụ xăng dầu mà còn là chiến lược lâu dài cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Các bước thiết lập một Bảng định mức xăng dầu cơ bản
Mục tiêu
- Quản lý chi phí mua, đổ xăng dầu ( Công nợ – kế toán xăng dầu )
- Kiểm soát quá trình sử dụng nhiên liệu của tài xế và phương tiện, tránh thất thoát lãng phí xăng dầu
- Đánh giá hiệu quả lái xe của tài xế → thưởng phạt hợp lý
- Đánh giá hiệu suất của phương tiện → bảo trì, bảo dưỡng
- Xác định mức tiêu hao hợp lý của đội xe, đánh giá định mức của phương tiện, định mức thực tế của xe khi di chuyển
- Quản lý kho dầu ( xuất – nhập – tồn, lợi nhuận)
Các bước thiết kế ra một mẫu định mức cơ bản
Bước 1: Xác định các yếu tố, loại phương tiện cần có trong bảng
- Loại phương tiện, nhãn hiệu, tải trọng
- Số tiền mua, số lít đổ xăng dầu
- Số tiền, số lít hao phí xăng dầu
- Quãng đường xe di chuyển được
- Định mức xăng dầu tiêu chuẩn, định mức xăng dầu thực tế…
Bước 2: Thu thập các số liệu theo yếu tố có trong bảng
Tùy vào doanh nghiệp vận tải có nhiều hình thức thu thập khác nhau. Tuy nhiên cách làm cơ bản nhất đó chính là thu thập các dữ liệu này sau mỗi lần đổ dầu. Các nhà quản lý có thể kết hợp thu thập dữ liệu trên excel, phần mềm vận tải, phần mềm xăng dầu,… nhằm tiết kiệm thời gian cũng như có một bảng định mức dễ nhìn và hiệu quả nhất.
Bước 3: Dựa vào số liệu để tính toán các số liệu
Yếu tố quan trọng hàng đầu trong mẫu định mức xăng dầu là yếu tố định mức thực tế xe di chuyển. Nhờ vào yếu tố này, nhà quản lý có thể tính toán ra được mức tiêu hao, lãng phí nhiên liệu thực tế từ đó nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc của phương tiện cũng như tài xế.
Công thức tính định mức xăng dầu thực tế ( L/100km) = Tổng số lít đổ dầu / Tổng số km xe chi chuyển được.
Sau khi có được các số liệu, các nhà quản lý có thể tính toán, và phần tích các dữ liệu đó theo ( tuần/tháng/năm) như: Tổng số lít, số tiền đổ dầu trong tháng, tổng số lít, số tiền hao dầu trong tháng, tổng số km xe di chuyển trong tháng,…
Bước 4: Đánh giá và phân tích số liệu có trong bảng
Sau khi đã tính toán được những số liệu, nhà quản lý tiến hành phần thân các số liệu đó.Từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh dựa trên các số liệu đã có. Khi đã phân tích xong, nhà quản lý đưa ra các chiến lược sử dụng xăng dầu cũng như bảo dưỡng – bảo trì của toàn bộ đội xe trong tương lai. Việc làm này giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro và thất thoát không đáng có.
Bước 5: Lưu ý
Bảng định mức phải được cập nhật thường xuyên đúng theo quy trình của công ty đề ra nhằm đảm bảo tính kỷ luật và tính chính xác cao.
Phải có những biện pháp nhằm hạn chế rủi ro về thất thoát nhiên liệu, và rủi ro về quản lý con người.
Áp dụng công cụ Excel và phần mềm xăng dầu
Công cụ Excel
Công cụ Excel là một công cụ vô cùng phổ biến trong mọi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp vận tải nói riêng. Với sự kết hợp của bảng định mức và công cụ excel đã giúp cho nhà quản lý phần nào đó tự động hóa các khả năng tính toán các số liệu. Cùng dựa trên công cụ excel mà các dữ liệu cũng được mô tả sống động hơn, khiến người đọc có thể dễ dàng hình dung cũng như hiểu được vấn đề một cách nhanh chóng.
Ưu điểm của việc xây dựng bảng định mức xăng dầu trên công cụ excel đó chính là chi phí thấp, dễ sử dụng, dễ chọn lọc thông tin. Cách làm này phù hợp cho các doanh nghiệp vận tải từ nhỏ cho tới vừa bởi dữ liệu ít và có thể xây dựng dễ dàng các công thức tùy thuộc vào từng đơn vị vận tải.
Bên cạnh những ưu điểm, thì khi sử dụng công cụ excel cũng có những nhược điểm nhất định. Khó thể đáp ứng được các nhu cầu phức tạp đặc thù của ngành vận tải, không phù hợp với các đơn vị vận tải lớn vì dữ liệu nhiều, dễ bị thất thoát thông tin, khó tìm kiếm và sửa chữa thông tin → việc báo cáo dễ sai sót và thiếu trực quan.
Áp dụng phần mềm quản lý xăng dầu
Phần mềm quản lý xăng dầu là một phần mềm không còn quá xa lạ gì đối với các doanh nghiệp vận tải khi ngành vận tải đã và đang trong giai đoạn chuyển đổi số. Là phần mềm con của phần mềm vận tải, phần mềm quản lý xăng dầu của đầy đủ các chức năng của một bảng định mức xăng dầu kèm theo đó là các tính năng đặc biệt khác: cảnh báo bảo trì – bảo dưỡng, quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của tài xế, cảnh báo sử dụng nhiên liệu bất thường, tự động hóa quá trình xử lý thông tin,…
Ưu điểm của phần mềm xăng dầu là mọi dữ liệu xăng dầu đều được kiểm soát chặt chẽ, có hình ảnh minh chứng cụ thể, sử dụng các công nghệ cảnh báo những tình trạng bất thường, theo dõi được lịch trình di chuyển của xe,… → có một bảng số liệu thống kê chi tiết và chính xác nhất → nhà quản lý có thể dựa vào đó mà phân tích một cách trực quan và tối ưu nhất.
Nhược điểm: Phần mềm là sản phẩm của công nghệ thông tin nên nhược điểm lớn nhất khi sử dụng phần mềm là cần phải tốn thời gian đào tạo nhân sự, thay đổi quy trình quản lý xăng dầu từ xưa đến nay và phải tuân thủ theo quy tắc của phần mềm thay vì quy tắc của công ty từ xưa đến nay.
Nói tóm lại, qua bài viết trên ta có thể hiểu rõ được phần về bảng định mức xăng dầu được áp dụng trong các doanh nghiệp vận tải. Từ hiểu rõ được những ý nghĩa của mẫu định mức, lợi ích của bảng mẫu định mức cho đến việc ứng dụng vào trên các phần mềm hiện đại. Nhờ có những quy trình trên kèm theo đó là sự tiến bộ của công nghệ mà quá trình quản lý xăng dầu trong một doanh nghiệp vận tải cũng trở nên dễ dàng hơn.
Đặc biệt là vấn đề muôn thuở đến từ con người “ sử dụng nhiên liệu bất thường”, với bảng mẫu định mức cùng với hệ thống cảnh báo đến từ phần mềm mà tính trạng này được giải quyết giường như là triệt để. Đây chính là một công cụ mở ra một trang mới cho ngành vận tải Việt Nam cũng như thế giới, đưa ngành vận tải nói riêng và ngành logistics nói chung lên một tầm cao mới.
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
