Quản lý xăng dầu trong các công ty vận tải luôn là mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp luôn muốn hướng tới. Bởi lẽ chi phí xăng dầu luôn chiếm một chi phí khá cao trong toàn bộ quá trình vận chuyển, trong đó 20 – 30% là chi phí xăng dầu. Chính vì thế mà khâu quản lý xăng dầu luôn được các đơn vận tải đặc biệt quan tâm và muốn tối ưu hóa quá trình quản lý xăng dầu.
Việc tối ưu hóa quá trình quản lý xăng dầu giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa được chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời cũng giúp tiết kiệm nguồn nhiên liệu, giảm lượng khí thải thải ra môi trường. Ở bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cũng như phân tích các công cụ mà các doanh nghiệp vận tải thường áp dụng để quản lý xăng dầu cho công ty của mình.
Thế nào là quản lý xăng dầu trong công ty vận tải? Những lợi ích khi quản lý tốt chi phí xăng dầu
Quản lý xăng dầu trong công ty vận tải là gì?
Quản lý xăng dầu trong công ty vận tải là khâu quản lý toàn bộ quá trình, chi phí liên quan đến xăng dầu trong một công ty vận tải. Quá trình này được mô tả như theo dõi, kiểm soát, đánh giá, và phân tích hiệu suất sử dụng nhiên liệu của tài xế cũng như đội xe.
Mục tiêu duy nhất của quá trình này là giúp doanh nghiệp tối ưu được việc sử dụng nhiên liệu xăng dầu, tiết kiệm nhiên liệu cũng như làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Những lợi ích khi quản lý tốt chi phí xăng dầu trong công ty vận tải
Chi phí xăng dầu luôn chiếm một khoảng chi phí lớn của quá trình hoạt động vận tải, chính vì thế việc quản lý tốt chi phí xăng dầu mang lại được rất nhiều lợi ích đáng kể. Sau đây là một số lợi ích mà các công ty đạt được khi quản lý xăng dầu tốt.
Tiết kiệm chi phí nhiên liệu: Điều đầu tiên không thể không nhắc đến đó chính là tiết kiệm được chi phí nhiên liệu. Khi quản lý xăng dầu tốt đồng nghĩa với việc giảm thiểu được tối đa nguồn xăng dầu không cần thiết, qua đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí và làm tăng doanh thu.
Tăng cường hoạt động, nâng cao hiệu quả: Việc quản lý chi phí xăng dầu tốt đồng nghĩa với việc công ty có một quá trình theo dõi, giám sát và phân tích xăng dầu một cách chặt chặt chẽ ngăn chặn thất thoát, gian lận và lãng phí xăng dầu. Từ đó, đội xe có thể hoạt động một cách trơn tru, hiểu rõ mức độ hiệu quả của từng chuyến xe và cả đội xe.
Tối ưu quá trình quản lý bảo dưỡng định kỳ: Việc có một kế hoạch quản lý quá trình sử dụng xăng dầu tốt cũng giúp cho doanh nghiệp tốt ưu được quá trình bảo dưỡng của cả đội xe. Vì khi nhà quản lý kế hoạch quản lý tốt sẽ tính chính xác được thời gian thay vỏ, thời gian thay nhớt,… từ đó mà có một quá trình bảo dưỡng định kì trong tương lai một cách rõ ràng, tránh những rủi ro không đáng có.
Quản lý nhân sự, tài xế: Yếu tố con người là yếu tố hàng đầu không thể bỏ qua. Việc quản lý xây dựng định mức xăng dầu cho công ty vận tải tốt giúp nhà quản lý có thể phòng hờ các trường hợp gian lận lãng phí xăng dầu. Qua đó có một bảng thông số để đánh giá cách làm việc cũng như hiệu suất làm việc của từng nhân sự và tài xế.
Bảo vệ không khí môi trường: Hiện nay, khi mức độ ô nhiễm không khí của thế giới ngày càng báo động thì việc giảm thiểu lượng khí thải ra môi trường là điều cần thiết. Việc giảm thiểu được lượng xăng dầu tiêu hao đồng nghĩa với việc lượng khí thải thải ra từ các xe tải được giảm đi đáng kể góp phần bảo vệ môi trường.
Những nguyên nhân dẫn đến hao hụt xăng dầu trong công ty vận tải
Các nguyên nhân chủ quan
Đến từ cách lái xe của tài xế: Cách lái xe của tài xế làm ảnh hưởng rất nhiều đến mức tiêu thụ xăng dầu. Ví dụ: Tài xế lái xe đạp thắng quá nhiều, xe chạy ở tốc độ cao và hay dừng đột ngột,…
Đến từ phương tiện: Phương tiện cũng làm ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình sử dụng nhiên liệu như xe đã cũ, xe không thay nhớt, thay vỏ định kỳ, xe không bảo dưỡng đúng thời hạn quy định,… Bên cạnh đó lốp xe mềm cũng như tải trọng vượt quá mức quy định cũng khiến xe tải hao xăng dầu.
Đến từ việc quản lý: Việc quản lý đội xe của mình là một trong những nguyên nhân cốt lõi không thể không nhắc đến. Khi quản lý đội xe không tốt dẫn đến không tối ưu được lộ trình di chuyển, phương tiện phải di chuyển xa hơn hoặc gặp những cung đường khó di chuyển,… Từ đó, lượng xăng dầu bị tiêu hao nhiều hơn.
Nguyên nhân khách quan
Điều kiện giao thông: Đây là nguyên nhân khách quan thường hay xảy ra nhất, đặc biệt các công ty di chuyển trong trung tâm thành phố hay trong những giờ cao điểm. Vấn đề kẹt xe, tắc nghẽn hay những cung đường khó di chuyển sẽ khiến phương tiện hao xăng dầu nhiều hơn.
Thời tiết: Bên cạnh điều kiện giao thông thì điều kiện thời tiết cũng cần được nhắc đến. Mưa, bão, sương mù, nắng,… cũng làm ảnh hưởng đến việc tiêu thụ nhiên liệu của xe.
Giá cả xăng dầu: Việc giá cả xăng dầu tăng đồng nghĩa với việc chi phí xăng dầu công ty tăng cao làm ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và doanh thu.
Nguyên nhân đặc biệt
Nguyên nhân đến từ con người: Đây là một trong những nguyên nhân và là vấn đề muôn thuở khó thể giải quyết nhất trong hầu như toàn bộ các công ty vận tải. Khi phương tiện của công ty được giao cho từng tài xế, chính vì thế mà khó có thể kiểm soát được con người, dẫn đến tình trạng gian lận xăng dầu xảy ra liên tục.
Để hạn chế điều này các doanh nghiệp luôn tìm kiếm các công cụ có thể hạn chế việc rút nhiên liệu đến từ tài xế. Các cách làm mà doanh nghiệp vận tải thường sử dụng để hạn chế tình trạng này như là: khoán dầu cho tài xế, sử dụng thiết bị cảnh bảo nhiên liệu, sử dụng phần mềm vận tải PMVT, sử dụng phần mềm xăng dầu PMXD.
Quy trình quản lý xăng dầu trong công ty vận tải
Để quản lý xăng dầu tốt, mỗi doanh nghiệp vận tải cần có một quy trình quản lý cũng kiến thức xăng dầu một cách rõ ràng và chuyên sâu. Sau đây là quy trình cơ bản để quản lý mọi khâu xăng dầu trong doanh nghiệp vận tải.
Bước 1: Lập kế hoạch và lập mẫu định mức xăng dầu
Điều đầu tiên nhà quản lý cần có một chiến lược cũng như kế hoạch quản lý xăng dầu một cách cụ thể và chi tiết nhất. Quy trình này bao gồm các nội dung cơ bản như thu thập dữ liệu cần thiết phiếu đổ dầu hằng ngày, bảng định mức xăng dầu, chi phí mua xăng dầu, ngày giờ đổ xăng dầu từng phương tiện,…). Từ những số liệu này mà nhà quản lý có thể phân tích tính toán các dữ liệu đưa ra kế hoạch quản lý sử dụng nhiên liệu trong tương lai.
Bước 2: Lên kế hoạch mua nhiên liệu hoặc lưu trữ nhiên liệu
Tùy vào từng doanh nghiệp vận tải mà có thể sử dụng hai hình thức đổ dầu đó là đổ dầu tại cây xăng hoặc mua xăng dầu về dự trữ tại kho. Tuy nhiên hình thức mua xăng dầu về dự trữ tại kho thường được các doanh nghiệp lớn sử dụng bởi vì việc mua số lượng lớn xăng dầu, doanh nghiệp sẽ được hưởng mức chiết khấu đến từ doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu.
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp nào dự đoán được giá xăng có thể tăng cao trong tương lai thì việc dự trữ xăng dầu ở giá thấp cũng là điều kiện để doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khá nhiều về chi phí xăng dầu. Song đổi lại doanh nghiệp vận tải đó có thể phải tốn thêm các chi phí: kho bãi, thi công, nhân sự,…
Bước 3: Quản lý và xuất nhập xăng dầu cho từng phương tiện
Khi đã xác định được doanh nghiệp sử dụng hình thức nhập xăng dầu ở hình thức nào rồi, tiếp đến doanh nghiệp xuất nhiên liệu cho từng phương tiện di chuyển, có thể xuất qua lệnh điều xe, hoặc cũng có thể có một quy trình xuất khi phương tiện di chuyển hết xăng dầu. Việc làm này cũng tùy thuộc vào từng đơn vị vận tải sao cho tiện lợi nhất với doanh nghiệp của mình.
Bước 4: Theo dõi, đánh giá, phân tích hiệu suất sử dụng nhiên liệu
Việc thu nhập dữ liệu (xuất – nhập – tồn) là khâu quan trọng nhất trong quy trình. Mỗi nhà quản lý có một tư duy logic khác nhau đồng nghĩa với việc khả năng phân tích cũng như đánh giá ngữ liệu thu thập được một cách khác nhau.
Việc theo dõi, đánh giá, phân tích nhiên liệu tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được mọi hiệu quả hoạt động của cả đội xe. Từ đó có những chiến lược quản lý phù hợp trong tương lai cũng như thưởng phạt cho tài xế khi đạt hiệu quả làm việc cao. Hơn thế nữa, việc theo dõi đánh giá cũng giúp nhà quản lý có thể kịp thời xác định được những vấn đề hao xăng dầu một cách bất thường ngăn chặn những thất thoát không đáng có.
Bước 5: Tối ưu quá trình và cải thiện quy trình
Dựa vào những công đoạn trên, nhà quản lý có thể đúc kết được những điểm mạnh, điểm yếu của quy trình trong quá trình quản lý. Từ đó mà có thể tối ưu được một quy trình hoàn toàn tốt nhất cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó tối ưu quá trình cũng như cải thiện quy trình phải đi đôi đến các đãi ngộ cho nhân sự, vì khi quản lý xăng dầu tốt đồng nghĩa với việc nhân sự lái xe của công ty cũng hoạt động tốt cần có những chính sách khen thưởng cho các tài xế làm việc có hiệu suất cao đồng thời thúc đẩy các tài xế khác khi làm việc.
Top 3 công cụ điển hình hỗ trợ tối ưu quá trình quản lý xăng dầu trong công ty vận tải
Thay vì làm thủ công bằng cách ghi chép sổ tay thì có công cụ sẽ giúp doanh nghiệp vận tải tối ưu được quá trình lập kế hoạch quản lý xăng dầu trở nên dễ dàng hơn.
Công cụ bảng tính Excel
Sử dụng công cụ Excel để hỗ trợ trong việc quản lý xăng dầu cho doanh nghiệp vận tải là cách làm được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay. Công cụ Excel đã không còn quá xa là trong từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp vận tải cũng không ngoại lệ. Bởi mức độ tiện lợi, thân thiện với người dùng, và không phải tốn bức cứ khoản chi phí nào cho việc đầu tư sử dụng đã khiến công cụ excel không thể thiếu trong việc tối ưu cũng như lập kế hoạch theo dõi sử dụng nhiên liệu.
Nhà quản lý có thể tạo những bảng thống kê, bảng theo dõi sử dụng nhiên liệu, những công thức tự động tính toán số liệu trên Excel đã dễ dàng kiểm soát toàn bộ quá trình quản lý xăng dầu trong doanh nghiệp vận tải. Bên cạnh đó các dữ liệu này cũng được dễ dàng chia sẻ qua các trang mạng xã hội, email hoặc lưu trữ trên các thiết bị thông minh.
Tuy nhiên việc quản lý xăng dầu bằng Excel cũng có những nhược điểm làm ảnh hưởng đến quá trình quản lý. Excel đòi hỏi người sử dụng phải biết tính toán những công thức và cố định những công thức đó. Chính vì thế mà việc sửa đổi đến từ bên ngoài sẽ làm cho bảng định mức dễ bị thất thoát dữ liệu cũng như sai sót dữ liệu,…
Hơn thế nữa việc quản lý xăng dầu cũng đến từ yếu tố con người rất nhiều nên khi quản lý xăng dầu trên công cụ Excel không cảnh báo được việc xăng dầu tiêu hao một cách thất thường và cũng không lưu trữ được các hình ảnh bill, chứng từ để đối chiếu một cách minh bạch cho công ty cũng như tài xế lái xe.
Lắp đặt thiết bị cảnh báo xăng dầu
Thiết bị cảnh báo xăng dầu là một thiết bị được thiết kế lắp đặt lên trên các xe nhằm cảnh báo các tình trạng tiêu hao xăng dầu thất thường. Ngày nay khi yếu tố con người làm hao xăng dầu ngày càng mất kiểm soát buộc các doanh nghiệp vận tải phải tìm phương án sử dụng thiết bị cảnh báo các tình trạng này.
Kết hợp với công cụ bảng tính Excel, việc lập kế hoạch quản lý xăng dầu trong doanh nghiệp vận tải trở nên dễ dàng hơn khi đã có thiết bị cảnh báo xăng dầu. Khi có một tình trạng tiêu hao xăng dầu bất thường nào, hệ thống sẽ tự động cảnh báo đến các nhà quản lý giúp nhà quản lý có thể ngăn chặn kịp thời các vấn đề này.
Nhờ có công cụ này, mà các tình trạng gian lận nhiên liệu được hạn chế đáng kể, góp phần giúp cho việc lập kế hoạch cũng như quản lý nhiên liệu trở nên dễ dàng và trơn tru hơn đồng thời kiểm soát nhân sự tài xế trở nên chặt chẽ hơn.
Tuy nhiên sử dụng công cụ thiết bị cảnh bảo này cũng có nhược điểm nhất định đó là việc lắp đặt thiết bị khó khăn vì phải tháo dỡ bình dầu để lắp đặt thiết bị, cùng với đó là trải qua nhiều công đoạn lắp đặt. Hơn thế nữa là chi phí lắp đặt cũng rất cao, đòi hỏi công ty phải đầu tư rất lớn. Công ty vận tải nào số lượng xe càng lớn đầu nghĩa với việc chi phí đầu tư rất cao.
Sử dụng phần mềm xăng dầu PMXD
Phần mềm xăng dầu PMXD là sản phẩm của công cuộc chuyển đổi số trong ngành vận tải. Nhìn thấy được những bất cập trên, phần mềm xăng dầu PMXD được ra đời thay thế hoàn toàn cách làm thủ công sử dụng công cụ excel hay thiết bị cảnh báo nhiên liệu. Bằng cách sử dụng các công nghệ hiện đại như IOT, trí tuệ nhân tạo AI, công nghệ đám mây đã giúp cho phần mềm giải quyết được các vấn đề nan giải trong quá trình quản lý xăng dầu chỉ thông qua một hệ thống phần mềm.
Người sử dụng chỉ cần nhập vài dữ liệu thông tin cơ bản như: ngày giờ đổ xăng dầu, số xe, tài xế bằng các công nghệ trên hệ thống sẽ hoàn toàn tự động tính toán các dữ liệu, thông số trong bảng định mức xăng dầu mà không cần phải tính toán công thức rườm rà như trong Excel. Hơn thế nữa phần mềm còn hỗ trợ lưu trữ hình ảnh giúp nhà quản lý có thể đối chiếu thông tin một cách minh bạch, an toàn cùng với đó là có thể theo dõi cả lịch trình di chuyển của đội xe thông qua hệ thống GPS.
Một điều đặc biệt trong hệ thống này là hệ thống tự động cảnh báo tiêu hao nhiên liệu bất thường mà không cần sử dụng các thiết bị lắp đặt nào cho xe. Nhờ vào số liệu được nhập mà hệ thống tự động tính toán được mức độ hao hụt dầu cụ thể của từng chuyến, từ đó mà cảnh báo tính trạng hao hụt xăng dầu bất thường khi có tình trạng gian lận đến từ tài xế hoặc hao dầu đến từ phương tiện.
Đây là một bản nâng cấp mới trong quá trình quản lý xăng dầu cho doanh nghiệp vận tải, là một cách làm hoàn toàn tiến bộ từ đội ngũ phát triển phần mềm của TNK. Chỉ cần có mạng internet mà mọi dữ liệu có thể cập nhật, và truy dữ dữ liệu một cách từ xa giúp nhà quản lý có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian một cách triệt để.
Hơn thế nữa, việc sử dụng phần mềm không cần đòi hỏi chuyên môn như công cụ Excel, hầu như phần mềm chỉ cần nhập dữ liệu chính xác là đủ. Chi phí để đầu tư cho phần mềm cũng khá rẻ, phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp từ lớn cho tới nhỏ.
Chính vì những lợi ích trên mà hiện nay các doanh nghiệp vận tải luôn tìm đến giải pháp này để tối ưu quá trình quản lý xăng dầu của mình. Với sự phát triển của internet, hình thức này đã góp phần nâng tầm cho việc quản lý xăng dầu trong doanh nghiệp vận tải.
Việc quản lý chi phí, quản lý đội xe trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đánh bại mọi thách thức trong việc quản lý về xăng dầu góp phần cho tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm thời gian cũng như góp phần bảo vệ môi trường khi giảm thiểu lượng khí thải thải ra môi trường.
Với những thông tin trên, chúng ta có thể thấy được việc quản lý xăng dầu trong một doanh nghiệp vận tải là vô cùng cần thiết và luôn là mục tiêu mà một doanh nghiệp vận tải luôn muốn hướng đến. Cùng với việc áp dụng những công cụ đến từ công nghệ mà ngành logistics nói chung và ngành vận tải nói riêng đưa vươn lên một tầm cao mới, khiến cho việc quản lý trong mọi khâu vận tải trở nên tối ưu hơn, tăng tính cạnh tranh trong từng doanh nghiệp.
Ở bài viết cũng giúp nhà quản lý có thể lựa chọn được những công cụ quản lý phù hợp với doanh nghiệp vận tải của mình. Hơn hết chúng ta cũng có thể hiểu được công cụ đến từ sự tiến bộ của công nghệ, góp phần giúp doanh nghiệp vận tải hòa nhập vào công cuộc chuyển đổi số của đất nước.
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
